Новые стандарты в делопроизводстве 2021

Изменения В Делопроизводстве В 2021 Году

Новые стандарты в делопроизводстве 2021

  • Новые правила дистанционной работы были введены Федеральным законом от 08.12.2020 года №407-ФЗ. Эти изменения работодатели ждали еще летом 2020 года, но законодатель затянул с новой редакции главы 49.1. Поэтому они вступили в силу с 1 января 2021.

    Сейчас у работодателя есть право перевести сотрудника на удаленную работу сроком до полугода без его согласия и заключения дополнительного соглашения. Будет достаточно оформить приказ о переводе работников на дистанционную работу.

    Также Правительство предусмотрело возможность комбинировать удаленную работу и работу в офисе, если это необходимо. До этого гл. 49.1 предусматривала только чисто дистанционную работу без совмещения с офлайн.

    Еще закон №407-ФЗ дал два новых дополнительных основания для прекращения трудового договора с дистанционными работниками:

    • если сотрудник не выходит на связь в течение 2-х дней без уважительной причины;
    • если работник переезжает в местность, где отсутствует Интернет-покрытие, и при этом не может осуществлять свои должностные обязанности.

    Какие кадровые документы нужно поправить в 2021 году

    Стаж работы: научный – 9 лет: научный сотрудник ВНИИ документоведения и архивного дела (1978 – 1987 гг.); научно-педагогический — 28 лет: доцент Российского государственного гуманитарного университета (1981 – 2001 гг.), профессор Российской академии правосудия (2002 г. по настоящее время).

    9. Отметка об исполнителе. При заполнении этого реквизита, указывайте полные фамилию, имя и отчество лица, исполнившего документ. К обязательным сведениям относится номер его контактного телефона. К необязательным — наименование должности и структурного подразделения, адрес электронной почты.

    10. Отметка о заверении копии. В том случае, когда копия документа будет направлена в другую организацию, заполните реквизит, указав место нахождения подлинника: наименование организации, индекс дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, год. Копия должна быть заверена печатью организации или специальной печатью, изготовленной для этих целей.

    Новая инструкция по делопроизводству 2021 должна содержать примеры использования этикетных фраз, употребляемых в обращении и в заключении. Включите в инструкцию примеры, которые приведены в новом ГОСТе как варианты возможных обращений к физическим и должностным лицам.

    Действует новый национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97-2021. О публикованы Методические рекомендации по применению ГОСТа органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности.

    1.Нормативно-правовая база организации делопроизводства в РФ. Новое в законодательстве. Приказ Росархива от 11 апреля 2021 г. №44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях». Основные положения и требования, новшества Инструкции, обязательность использования.

    Требования ГОСТ Р 57551-2021 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем». ГОСТ Р 7.0.101-2021 Информация и документация. Система управления документами. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления .

    ГОСТ Р ИСО 15489-1-2021 Управление документами (вступает в действие с 1 января 2021 года).

    Что меняется в организации делопроизводства? Какие новшества несут принятые документы и для каких предприятий являются обязательными к исполнению? Как организовать работу службы ДОУ и построить правильный документооборот? Что нужно учесть в обязательном порядке и как расставить приоритеты в своей работе ?

    В настоящее время нет специальных правил, которые бы регулировали внеплановые отпуска. Оформляться они должны по общему правилу. Поэтому, если работник, который может уйти отдыхать в любой момент, принесет заявление не в установленный срок, то работодатель нарушит требования законодательства. Хотя и не по своей вине.

    Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

    Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

    Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.

    Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.

    Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Нужно написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит 1 печать компании.

    Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года.

    Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

    Источник: http://ttclub24.ru/yurist/3653-izmeneniya-v-deloproizvodstve-v-2021-godu.html

    Кадровое делопроизводство 2021: гид по основным изменениям

    Новые стандарты в делопроизводстве 2021

    01.03.2021

    Кадровикам в 2021 году придётся столкнуться с изменениями в Трудовом, Налоговом кодексах, порядке сдаче отчётности и документирования трудовых отношения. Остановимся на ключевых изменениях подробнее.

    Как вести трудовые книжки

    До 31 декабря 2020 года все трудоустроенные граждане должны были выбрать, какую форму трудовой книжки они хотят иметь: бумажную или электронную (ЭТК). Для тех, кто решил сохранить бумажную форму, разрешено вести параллельно 2 документа.

    Однако заявление смогли подать не все. В 2021 году при трудоустройстве нужно обратить внимание на четыре категории граждан (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

    1. Сотрудники, находившиеся в отпуске
    2. Временно нетрудоспособные граждане;
    3. Отстраненные от работ по причинам, предусмотренным ТК РФ;
    4. Граждане, имеющие трудовой стаж, но не состоявшие в трудовых отношениях по состоянию на 31 декабря 2020 года.

    Данные категории граждан имеют право подать заявление об ЭТК по основному месту работы в любое время.

    Для тех, кто впервые оформляет трудовые отношения в 2021 году, заводить бумажные трудовые книжки не требуется. Для новых сотрудников заводится ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

    Тем, кто в прошлом году успел сделать свой выбор в пользу ЭТК, а в 2021 году решил сменить место работы — продолжать вести бумажную книжку не надо.

    Как трудоустроить самозанятого

    После введения налога на профессиональный доход (НПД) у работодателей появился соблазн оформлять штатных сотрудников как самозанятых, т.к. в этом случае можно сэкономить на НДФЛ и взносах.

    Но в законе сказано, что документирование трудовых отношений как с самозанятыми возможно только с теми бывшими сотрудниками, которые уволились более двух лет назад (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона «О самозанятых»).

    Работодатель должен заключить с самозанятым гражданско-правовой договор (ГПД). Но такая форма договора возможна только тогда, когда самозанятый привлекается к разовой работе. А если человек приходит на работу каждый день и должен находиться на рабочем месте постоянно, то с ним требуется заключать стандартный трудовой договор.

    Что нужно знать об удалённой работе

    Кадровикам следует проверить условия трудовых договоров на соответствие поправкам в ТК РФ об удаленной работе, и внести при необходимости заключить с сотрудниками дополнительные соглашения.

    С 1 января вступили в силу поправки, введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ:

    • порядок удаленной работы можно зафиксировать в трудовом договоре или локальном нормативном акте;
    • время общения сотрудника с работодателем по телефону или при помощи других средств связи считается рабочим;
    • уволить с работы можно по всем причинам, которые предусмотрены в ТК РФ, а также если сотрудник не выходит на связь более двух рабочих дней подряд, или если он переехал в другое место и не может выполнять свои обязанности;
    • подписывать трудовой договор можно при помощи электронной подписи;
    • работодатель обязан предоставить сотруднику оборудование, или он может использовать свое, но в этом случае ему обязаны компенсировать расходы, связанные с его приобретением.

    Временная дистанционная работа может быть или непрерывной (не более 6 месяцев), или периодической — когда идет чередование работы в офисе и дома.

    В отдельных случаях можно ввести режим экстренной удалённой работы. Такой вариант предусмотрен на случаи эпидемий, пожаров, производственных аварий и прочих случаев угроз для жизни и нормальных жизненных условий, а также — на основании решения органов государственной власти или местного самоуправления.

    В экстренных случаях получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не требуется. Ввести экстренный режим можно принятием локального нормативного акта.

    Как сдавать СЗВ-ТД

    Сроки подачи формы СЗВ-ТД в 2021 году утверждены в Постановлении Правления ПФР от 25.12.2019 № 730 п:

    • при приеме на работу или увольнении — на следующий день после выхода приказа;
    • при других кадровых процедурах (например — переводе на другое место) — 15 числа следующего месяца.

    Если количество сотрудников составляет 25 человек и больше — то сдавать СЗВ-ТД можно в электронном виде.

    За непредставление СЗВ-ТД, сдачу в неполном или искажённом виде установлена административная ответственность в виде штрафа для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.

    Кому нужно подать заявление на стандартные вычеты

    Работникам не нужно каждый год писать заявление на предоставление стандартных вычетов на себя, детей и студентов. Документ подаётся единоразово и действует на протяжении нескольких лет.

    Подать заявление в 2021 году обязаны три категории сотрудников:

    • те, кто в заявлении прошлого года указали конкретный период (календарный год);
    • у кого изменились обстоятельства (например — родился еще один ребенок);
    • те, кто устроился на новую работу в 2021 году.

    Студентам каждый год следует предоставлять справку с места учёбы.

    Нужно ли вносить в график отпусков новых сотрудников

    Работодателю не нужно вносить в график отпусков новых сотрудников, если подобный порядок не установлен локальным актом организации.

    Новый сотрудник должен написать заявление о предоставлении отпуска и согласовать его с работодателем ((ч. 1 ст. 123 ТК РФ), или к действующему графику оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7.

    Обязательный инструктаж, профотбор для водителей и другие изменения, о которых нельзя забывать

    А вот ещё пять изменений, на которые кадровику стоит обратить внимание (таблица 1).

    Таблица 1. Что изменилось с 1 января 2021 года

    ИзменениеОснование
    Установили допустимую долю иностранных работников в 2021 году по отдельным видам экономической деятельности.Постановление Правительства РФ от 12.11.2020 № 1823.
    Сократили перечень работ, на которые можно принимать женщин.Приказ Минтруда России от 18.07.2019 № 512н.
    Ввели обязательный инструктаж по действиям в чрезвычайных ситуациях.Постановление Правительства РФ от 18.09.2020 № 1485.
    Утвердили новые профессиональные и квалифицированные требования к водителям организаций и ИП, занимающихся коммерческими перевозками и перевозками для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями.Приказ Минтранса России от 31.07.2020 № 282.
    Утвердили новый Порядок прохождения профессионального отбора и профессионального обучения водителей. Порядок распространяется на всех работодателей (юридических лиц и ИП), осуществляющих на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств.Приказ Минтранса РФ от 29.07.2020 № 264.

    Обязательно учитывайте изменения при кадровом делопроизводстве и документировании трудовых отношений.

    Источник: https://www.fcaudit.ru/blog/kadrovoe-deloproizvodstvo-2021-gid-po-osnovnym-izmeneniyam/

    Правила оформления документов по госту 2021

    Новые стандарты в делопроизводстве 2021

    Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

    1. Arial;
    2. Calibri;
    3. Times New Roman;
    4. Verdana.

    Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

    Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

    Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

    Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

    • Заголовка;
    • Реквизитов;
    • Данных адресата.

    Новый ГОСТ для оформления документов

    Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

    • Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
    • Соблюдение полей:
    1. 20 мм – верхнее и нижнее;
    2. 10 мм – правое;
    3. 20 мм – левое;
    4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
    • Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
    1. Межбуквенный интервал – обычный;
    2. Единичный пробел между словами;
    3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
    4. Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
    5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
    6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

    Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

    1. Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
    2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
    3. Название документа – вверху по середине листа;
    4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:
    • Наименование компании;
    • Адрес регистрации;
    • ИНН;
    • ОГРН;
    • Электронная почта, факс;
    • Иные контактные данные;
    1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

    Расположение реквизитов на титульном листе документа:

    Оформление текстовых документов: новые требования ГОСТ

    Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.

    Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

    В отношении заголовка действует следующий регламент:

    • Выравнивание – по центру или левому краю;
    • Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

    Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

    1. Наименование;
    2. Номер правового акта;
    3. Дата его принятия;
    4. Составитель.

    Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.

    В заключении должны быть перечислены предположения и выводы о проделанной работе:

    1. Что следует из проведенной студентом работы?
    2. Зачем мы знакомим комиссию с приведенной литературой?
    3. Почему мы освещаем выбранную тему и какие выводы сделаны?

    На все эти вопросы студент должен ответить в заключении. Если выводов несколько, то каждый подпункт/вывод должен начинаться с красной строки.

    При оформлении списка использованных источников следует соблюдать четкую структуру:

    1. Перечисление нормативных правовых актов (Конституции страны, указов президента, подзаконных актов и пр.).
    2. Перечисление монографической литературы.
    3. Использованные статьи, журналы и прочие публицистические документы в алфавитном порядке.
    4. Перечисление иностранной литературы на языке оригинала.

    Чтобы к вам точно не смогли придраться на защите, рекомендуем более детально ознакомиться с правилами оформления библиографического списка в студенческих работах.

    Источник: http://demidov-house.ru/trudovoe-pravo/1414-pravila-oformleniya-dokumentov-po-gostu-2021.html

  • Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.