Поля бланков документов

Лекция № 4. Требования к оформлению реквизитов документов и бланкам

Поля бланков документов

План:

  1. Виды бланков, требования к их оформлению.
  2. Требования к оформлению реквизитов ОРД.

1. Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327-60 (Бумага потребительская. Форматы) устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряд В и С – дополнительным.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м2 с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Для оформления деловых документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие форматы:

Формат Размеры, мм Применение
А3 297 х420 Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А4 210 х 297 Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы
А5 148 х 210 Разного рода справки

Применение стандартных форм обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов.

Бланк документаэто стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового так и продольного их размещения. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов, считается более выгодны, поскольку позволяет экономить до 20% площади формата.

Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя.

Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже расположен в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем.

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и др.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит большое количество документов данного вида.

Все поля формата, кроме разбивания на зоны размещения реквизитов, условно разделяется на три части: служебное поле документа, поля для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения.

Поле для размещения углового штампа (флаговым каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) располагается в левом верхнем углу формата или в верхней части.

При продольном варианте расположения штампа (центрованным начало и конец каждой строки реквизита равноудален от границ зоны расположения реквизитов). Остальная – большая часть площади формата – составляет рабочее поле документа.

Центрованное расположение реквизитов Флатовое расположение реквизитов
Герб ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРОКУРАТУРА г. МОСКВЫ Прокуратура Центрального административного округа ТВЕРСКАЯ МЕЖРАЙОННАЯ ПРКУРАТУРА 103011, г. Москва, ул. Петровка, д. 10, стр.6 ____________________ № _____________________ На № ______________ от ______________________   ГОРСТРОЙ РОССИИ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПРЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ САНТЕХПРОЕКТ 105103, Г. Москва, Нижняя Первомайская, 46 Телеграфный адрес: Москва, Е-203, Сантехпроект Телетайп: № 111788, «Вилла», тел. 165-47-41   __________________ № ______________________ На № ____________от _______________________  

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие требования, касающиеся размеров полей документов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм: верхнее – 20; левое – 20; правое – 10; нижнее – 20.

Стандарт, предусматривает, кроме того, левое поле размером 35 мм, что по некоторым техническим причинам (удобство подшивки, необходимость нанесения пометок на поле и др.) представляется предпочтительным.

Однако в целях экономии расходования бумаги левое поле размером 35 мм рекомендуется использовать только для бланков и первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках.

Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов по усмотрению выбираются в пределах 20 – 35 мм, но одинаковыми для данного документа.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм, т.е. наоборот, по сравнению с лицевой стороной.

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следуетоформлять, соблюдая следующие размеры полей (ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования и правила оформления): левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм.

При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.», буквы «с.» и знаков тире (черточек).

2. Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требования ГОСТ Р 6.30-2003.

Шаг письма (размер печатного знака) и межстрочный интервал установлены ГОСТ 6.20.5-87, в миллиметрах: 2,6 шаг письма; 4,25 – межстрочный интервал. Допускается использовать шаг письма – 2,54 мм, межстрочный интервал – 4,24 мм.

Для удобства поиска начала печатания реквизитов предусмотрено восемь стандартных положений, называемыми табулятором. Отчет ведется от границы левого поля листа в печатных знаках.

От 0-го положения табулятора (от границы левого поля) печатают: название вида документа, дата, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизите подпись, гриф согласования, фамилия исполнителя , завершительная надпись «Верно», отметка об исполнении документа и направлении его в дело, а также слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ и др.

От 1-го положения табулятора (5 знаков от границы левого поля) печатают начало абзацев в тексте.

От 2-го положения табулятора(16 знаков от начала левого поля) печатают: индекс исходящего документа, дату в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа», расшифровка подписи в первом грифе согласования, переменная информация в водной части актов и протоколов.

От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печатают: название вида документа в продольном штампе, расшифровку подписи исполнителя в реквизите «Отметка об исполнении документа и направление его в дело».

От 4-го положения табулятора (32 знака от границы левого поля) печатают: номер страницы в многостраничных документах, реквизит «Адреса».

От 5-го положения табулятора (40 знаков от границы левого поля) печатают: гриф утверждения, второй гриф согласования, надпись на приложении к документу с указанием номера приложения, отметку о поступлении документа.

От 6-го положения табулятора(48 знаков от левого поля документа) печатают: расшифровку подписи в реквизите «Гриф утверждения», расшифровку подписи в реквизите «Подпись», идентификатор электронной копии документа.

От 7-го положения табулятора (56 знаков от границы левого поля) печатают слово «копия».

При составлении документов с использованием компьютера и различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. В этом случае шесть стандартных положений из восьми (со 2-го по 7-й) следует считать ориентирами при оформлении документа. Нулевое и первое положение остаются обязательными.

При размещении многострочных реквизитов в пределах выделенной формуляром площади следует использовать строки полной длины. Начало каждой новой строки при этом должно быть выровнено по вертикали.

В этом случае, когда определено начало размещения реквизита, его длина должна быть рассчитана так, чтобы можно было разместить все части реквизита равномерно в пределах левого и правого полей документа.

При оформление документов ОРД на компьютере или машинописным способом требуется отделение реквизитов, их составных частей и строк в тексте документов относительно друг от друга на удобное для работы и экономное с точки зрения расходов бумаги расстояние (интервал). Рекомендуется следующие сочетание межстрочных интервалов в зависимости от формата документов:

  Формат ОРД Межстрочный интервал  
Для текстов Для отделения друг от друга составных частей реквизитов Для отделения реквизитов друг от друга
А4 1,5х 1,5 3(4)хх
А5 1,5 (1) 1,5 (1) 3,2 (4)

________________

х Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.

хх В скобках приведены значения интервалов, которые допускаются наряду с основными.

Контрольные вопросы:

  1. Что собой представляет бланк документа?
  2. Что такое табулирование реквизитов?
  3. Какие межстрочные интервалы применяются при оформлении реквизитов.
  4. Какие размеры полей устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003.
  5. Нумерация многостраничных документов.
  6. Какими способами можно изготавливать бланки документов?
  7. Сколько видов бланков устанавливает ГОСТ Р6.30-2003?
  8. Для оформления, каких видов документов используется общий бланк?
  9. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?

Источник: https://studopedia.ru/3_66982_lektsiya---trebovaniya-k-oformleniyu-rekvizitov-dokumentov-i-blankam.html

Бланки документов. Виды, оформление, требования

Поля бланков документов

Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. бланк документа — это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Виды бланков

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.”

Бланки бывают следующими:

  • Общий бланк. Он используется для изготовления любого вида документа, кроме делового письма.

    В  общий бланк документа включаются следующие реквизиты:

    1. герб, эмблема, товарный знак;
    2. наименование организации — автора документа;
    3. место составления (издания) документа.
  • Бланк письма

    В  бланк письма включаются следующие реквизиты:

    1. герб, эмблема, товарный знак;
    2. наименование организации — автора документа;
    3. справочные данные об организации;
    4. регистрационный номер документа;
    5. дата документа.
  • Бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения)
  • В  бланк конкретного вида документа включаются следующие реквизиты:

    1. герб, эмблема, товарный знак;
    2. наименование организации — автора документа;
    3. регистрационный номер документа;
    4. дата документа;
    5. наименование вида документа;
    6. место составления (издания) документа.

    Образец письма на бланке
    Образец приказа на бланке

    ГОСТ Р 7.0.97–2016 добавил 2 вида бланка: бланк структурного подразделения и бланк должностного лица. Однако использование бланков с такими реквизитами не обязательно. Организация сама вправе решать какие бланки она будет использовать.

    Для оформления документов в электронном виде используются электронные шаблоны бланков, которые позволяют создавать юридически полноценные документы в электронном виде. Они воспроизводят все реквизиты в электронном виде (кроме герба). Используются многократно.

    Бланки документов изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланке не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

    На продольном бланке реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

    Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки приказов, распоряжений, протоколов.

    Наиболее удобным и экономичным является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа используется для размещения реквизитов «Адресат» «грифа утверждения документа», написания резолюций.

    Угловыми бывают бланки актов, писем.

    Правила использования бланков:

    1. Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков согласно ГОСТ 9327–60: A4 и A5, с размерами полей не менее:

      левое — 20 мм;правое — 10 мм;верхнее — 20 мм;нижнее — 20 мм.

      Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены.

    2. Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленные совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.

    3. Типографским способом для учета количества бланков в организации должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Снимать копию с типографских бланков не допускается.

    4. Документы, составляющие внутреннюю переписку (служебная записка), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования бланков.

    5. Использование и учет бланков ведется канцелярий или сотрудником, ответственным за делопроизводство.

    6. Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.

    Образцы бланков документов организации разрабатываются службой делопроизводства.

    Также инициаторами изготовления бланков документов могут быть структурные подразделения организации или должностные лица, которые имеют право подписи бланка.

    В таком случае они в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству организации, могут направить служебную записку в службу делопроизводства для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица.

    Скопируйте или скачайте:

    Образец бланка делового письма
    Образец бланка документа «Для служебного пользования»
    Образец приказа на бланке
    Образец распоряжения на бланке

    “,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2014-01-08T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:”https://4.bp.blogspot.com/-ux_aQS0OZ8g/XJ4W_vYtI/AAAAAAAAEjk/1EpM_uXl5Ncr735CYGRpncmzZe9MX13VwCLcBGAs/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25BE%25D0%25B1%25D1%2589%25D0%25B8%25D0%25B9%2B%25D0%25B1%25D0%25BB%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25BA.png”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2014/10/blanki-documentov.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Какие бывают бланки документов? Требования к бланкам документов, образец бланка делового письма, образец бланка приказа и полное оформление бланков на docdelo.ru”,”word_count”:557,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

    Источник: http://www.docdelo.ru/2014/10/blanki-documentov.html

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.