Расположение реквизитов на бланке документа

Реквизиты документов и их расположение

Расположение реквизитов на бланке документа

Реквизит –это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение и место, занимаемое им в пространстве и во времени.

Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «коммуникационные данные», «место составления или издания» показывают положение документа как в географическом, так и в иерархическомпространстве.

Все реквизиты делятся на постоянные(Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес, коммуникационные данные и др.

) и переменные, или заполняемые (адресат, дата составления и исходящий номер, ссылка на номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметки о наличии приложений, подпись, фамилия исполнителя и номер его телефона и др.).

Каждому виду документа должно соответствовать оптимальное количество реквизитов.

Для придания документу юридической силынеобходимо наличие следующих обязательных реквизитов: наименование организации и (или) структурного подразделения – автора, дата, регистрационный индекс, подпись. Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются: гриф утверждения.

Печать, отметка о заверении копии.

Назначение этой группы реквизитов состоит в закреплении в юридически значимой форме и доведении до адресатов документов и всех участников, которые будут работать с документами, предписания в совершении управленческих действий и подтверждение факта, имеющего юридическое значение.

Реквизиты могут иметь продольное(реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа размещаются по всей верхней части листа) и угловое (реквизиты располагаются от границы левого поля, правый край не выравнивается) расположение. Бланки с продольным расположением реквизитов рекомендуется применять в тех случаях, если эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае должны быть продублированы все постоянные реквизиты бланка.

Рассмотрим подробнее некоторые реквизиты.

(1)Государственный герб Республики Беларусь. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над наименованием организации, предприятия (посередине), а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 17 мм.

Правопомещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам, иным государственным организациям. Организация негосударственной формы собственности такое право может быть предоставлено Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке.

(2)Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Реквизит представляет условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке.

В качестве эмблемы организации (предприятия) как правило, используется товарный знак (знак обслуживания). Заменять наименование предприятия эмблемой не допускается. Эмблема не воспроизводится при помещении герба на бланке организации.

Эмблема помещается на верхнем поле документа над наименованием организации.

(3,4)Коды.Они используются для автоматизированной обработки документов. Один из них – код организации. Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ).

Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП).Это постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом.

Помещается на верхнем поле справа на первом листе документа.

Второй код – код документа. Определяется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД). Проставляется при оформлении документа на верхнем поле справа под кодом организации.

(5-7)Наименование организации. Автором служебного документа выступает организация (предприятие).

Ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах: наименование вышестоящей организации(5), наименование организации, предприятия(6), наименование структурного подразделения(7).

Наименование организации должно соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах. Сокращённое наименование организации приводят в случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование в скобках помещается ниже полного.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций располагается в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке.

Пример:

Министерства финансов Министерство по налогам и сборам

Республики Беларусь Республики Беларусь

(8)Почтовый адрес отправителя.На бланке для письманиже реквизита «Наименование структурного подразделения» помещают юридический или почтовый адрес – адрес фактического месторасположения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Пример:

Ул. Я.Коласа, 15, 211400, г. Полоцк, Витебская обл.

(9)Коммуникационные и коммерческие данные. К коммуникационным даннымотносятся телеграфный адрес, номер телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи. Группы цифр в номерах телефона дефисом не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные – это номер расчетного счета, название банка и т.д.

(10)Название вида документа.Реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов документа в целом и структуру текста. На общем бланке он располагается в том месте, где в бланке для письма находится почтовый адрес. Реквизит печатают прописными буквами, например, ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УСТАВ.

(11)Дата документа.Является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы или письмо) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчёт, инструкция, положение) – дата утверждения.

Дату проставляетдолжностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. На дату отводится 10 знаков: восемь цифр (по две – на число и месяц, четыре – на год) и две разграничительные точки, например: 12.03.2007.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 12 марта 2007 года. Дату можно оформлять и в соответствии с международным стандартом: 2007.03.

12.

(12)Регистрационный индекс.. Это условное обозначение документа, под которым он ведён в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (приказов, протоколов) – это обычный порядковый номер с начала года.

Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей, например, 05-25/55, где 05 – индекс структурного подразделения; 25 – номер дела в номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки; 55 – порядковый номер отправляемого документа (факса).

Регистрационный индекс документа, составленного совместно двумя и более организациями,состоит из регистрационных индексов, присваиваемых каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

(13)Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.. Этот реквизит проставляется на ответных письмах.Данный реквизит включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который даётся ответ. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма. На бланках для писем этот реквизит выполняется в виде трафарета:

__________№_________

на №_________от_________

(14)Место составления или издания..Его располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс». Место составления или издания документа обязательно указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «коммуникационные данные организации».

(15)Гриф ограничения доступа.Данный реквизит проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Он располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения».

В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно».В коммерческих структурах надокументах подобного родапроставляются отметки«Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна).

Во второй строке необходимо проставлять номер экземпляра данного документа.

Например:

КТ или Конфиденциально

ЭКЗ. № 3 ЭКЗ. № 1

(16)Адресат.Данный реквизит проставляется на исходящих документах. Наличие его необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса на документе с адресом на упаковке документ возвращается отправителю.

На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявление, докладная или объяснительная записки) или структурному подразделению.

Реквизит оформляется в соответствии с Почтовыми правилами Республики Беларусь. Включает в себя следующие части: наименование учреждения и (или) структурного подразделения (в именительном падеже), указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже), почтовый адрес. Например:

Национальный банк

Республики Беларусь

Начальнику финансового управления

Петрову П.П.,

Ул.Полевая, 2,

220000, г. Минск.

Для внутреннего документа указывают лишь название структурного подразделения и должность и фамилию руководителя, которому адресуют документ.

Если документ адресуют частному лицу, то сначала указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес:

Петрученко Е.В.,

Пр. Независимости, 45, кв. 52,

220086, г. Минск.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций (предприятий), то получателей следует указывать обобщенно, например, директорам, управляющим, филиалам банка и т.д.

На одном документе не должно быть более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляют список на рассылку,в котором перечисляют адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. И на каждом экземпляре пишут только один адрес.

(17)Гриф утверждения. Рассматриваемый реквизит проставляют в правом верхнем углу первого листа документа над текстом. Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения.

Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕНО

Директор предприятия Приказ министра финансов

Подпись В.И.Сидоров Республики Беларусь

Источник: https://helpiks.org/6-52032.html

Схемы расположения реквизитов документов

Расположение реквизитов на бланке документа

РисунокА.1 – Расположение реквизитов и границызон на формате А4 углового бланка

РисунокА.2 – Расположение реквизитов и границызон на формате А4 продольного бланка

 Документыизготавливают на бланках.

Устанавливаютдва стандартных формата бланковдокументов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждыйлист документа, оформленный как набланке, так и без него, должен иметь поляне менее:

20мм – левое;

10мм – правое;

20мм – верхнее;

20мм – нижнее.

4.2.Бланки документов следует изготавливатьна белой бумаге или бумаге светлыхтонов.

4.3.Бланки документов оформляют в соответствиис приложением А. Ориентировочные границызон расположения реквизитов обозначеныпунктиром. Каждая зона определяетсясовокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4.В зависимости от расположения реквизитовустанавливают два варианта бланков -угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунокА.2).

4.5.Реквизит 01 (02 или 03) располагают надсерединой реквизита 08. Реквизит 03допускается располагать на уровнереквизита 08.

Реквизиты08, 09, 10,14, ограничительные отметки дляреквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зонрасположения реквизитов размещаютодним из способов:

-центрированным (начало и конец каждойстроки реквизитов равно удалены отграниц зоны расположения реквизитов);

-флаговым (каждая строка реквизитовначинается от левой границы зонырасположения реквизитов).

4.6.Для организации, ее структурногоподразделения, должностного лицаустанавливают следующие виды бланковдокументов:

-общий бланк;

-бланк письма;

-бланк конкретного вида документа.

4.7.Общий бланк используют для изготовлениялюбых видов документов, кроме письма.Общий бланк в зависимости от учредительныхдокументов организации включает в себяреквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланкписьма в зависимости от учредительныхдокументов организации включает в себяреквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, принеобходимости, ограничительные отметкидля верхних границ зон расположенияреквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланкконкретного вида документа, кромеписьма, в зависимости от учредительныхдокументов организации включает в себяреквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, принеобходимости, ограничительные отметкидля границ зон расположения реквизитов11, 12, 13, 18, 19.

4.8.Для организаций субъектов РоссийскойФедерации, имеющих наряду с государственнымязыком Российской Федерации государственныйязык субъекта Российской Федерации,целесообразно использование продольногобланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатаютна двух языках: русском (слева) инациональном (справа) на одном уровне.

4.9.При изготовлении документов на двух иболее страницах вторую и последующиестраницы нумеруют.

Номерастраниц проставляют посередине верхнегополя листа.

Формулярдокумента – совокупность расположенныхв установленной последовательностиреквизитов документа. Реквизит документа(автор, адрес, дата, заголовок и т.п.

) –обязательный информационный элемент,присущий определенному виду письменногодокумента.

Понятие формуляра соотносимс составом и расположением реквизитовдокумента, понятие структуры связываемс композицией самостоятельно значимыхчастей делового текста.

БланкиОРД проектируют в соответствии срасположением и границами зон реквизитов,предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основекак углового (рис. 1), так и продольного(рис. 2) их размещения.

Вариантбланка с угловым расположением постоянныхреквизитов считается более выгодным,поскольку позволяет сэкономить до 20 %площади формата под размещение переменныхреквизитов.

Угловое расположениереквизитов наиболее рационально дляоформления писем, так как в этом случаеправый верхний угол бланка используетсядля указания адреса получателя.

Угловоерасположение также удобно для документов,которые требуют утверждения, посколькугриф утверждения тоже располагается вправом верхнем углу.

Дляорганизации, ее структурного подразделения,должностного лица устанавливаютследующие виды бланков документов: общийбланк; бланк письма; бланк конкретноговида документа, кроме письма.

Общийбланк используют для изготовления любыхдокументов, кроме письма.

Бланкиструктурного подразделения илидолжностного лица проектируют в томслучае, если руководитель подразделенияили должностное лицо имеют право подписи.Разработка особого бланка для писемсвязана с тем, что в письмах, в отличиеот других документов, указываютсяадресные данные организаций – получателейписем.

Бланки конкретного вида документов(приказов, распоряжений, актов, протоколов)разрабатываются на основе общего бланка.Такие бланки целесообразно создавать,если в организации находит применениебольшое количество документов данноговида. Общий бланк при этом дополняетсяреквизитом 08 (наименование видадокументов).

Взависимости от учредительных документоворганизации указанные виды бланковвключают:

общийбланк – реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

бланкписьма – реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08,09 и при необходимости ограничительныеотметки для обозначения верхних границзоны расположения реквизитов 11, 12, 13,14, 15, 17, 18, 19, 20;

бланкконкретного вида документа (кромеписьма) – реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14и при необходимости ограничительныеотметки для границ зон расположенияреквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Образцыбланков соответствующего назначенияпо ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3-8.ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующиеварианты размещения на бланке постоянныхреквизитов и ограничительных отметок.Реквизиты 01,02 или 03 располагаются надсерединой реквизита 08.

Реквизит03 допускается располагать на уровнереквизита 08.

Центрированныйвариант расположения реквизитовиспользуется при типографском способеизготовления бланков. При этом подреквизиты 11, 12, 13 трафаретные места (см.рисунок справа).

Флаговыйвариант расположения реквизитов (рисунокслева) используется при воспроизведенииугловых бланков на чистом листе бумагис помощью ПК непосредственно приподготовке конкретного документа.

Приэтом воспроизведение постоянныхреквизитов, предусмотренных ГОСТ Р6.30-2003, для исходящих документовявляется обязательным.

Длядокументов внутреннего хождения,например, таких как распоряжение, акт,протокол, положение, часть реквизитов(01-07, 09, 14), как правило, может невоспроизводиться, а реквизит 13 «Ссылкана регистрационный номер и дата документа»опускается вовсе. Такой подход весьмараспространен в практике документирования.Пример такого оформления приведенслева.

Подобноеоформление углового штампа экономиттруд составителя документа и увеличиваетразмер рабочего поля формата.

Набланках организаций субъектов РоссийскойФедерации, имеющих наряду с русскимязыком в качестве государственногонациональный язык, реквизиты 08, 09,14печатаются на двух языках: русском инациональном, на одном уровне продольногобланка.

Особыетребования к изготовлению, учету,использованию и хранению гербовыхбланков оговаривает постановлениеПравительства Российской Федерации от27 февраля 1995 г. № 1268 «Об упорядоченииизготовления, использования, храненияи уничтожения печатей и бланков своспроизведением Государственногогерба Российской Федерации».

Приизготовлении бланков типографскимспособом размеры шрифтов выбирают взависимости от количества печатныхзнаков в реквизите. Используют шрифтылитературной, обыкновенной, газетнойи других гарнитур 6-24-го кегля.

Болеекрупным шрифтом выделяются наименованияорганизаций и видов документов. Приэтом следует соблюдать следующиеусловия: вертикальное начертание литер;простое и удобное их расположение;соблюдение пропорций между толщинойлитер типографского набора и компьютерноготекста.

Допускается реквизит 08(наименование организации) печататьрисованными шрифтами.

Бланкиследует печатать красками насыщенногоцвета, позволяющими при необходимостиполучать качественные копии документовс помощью копировальной техники.

Реквизитдокумента –обязательный элемент оформленияофициального документа.1

Составреквизитов, которые используются приподготовке и оформленииорганизационно-распорядительныхдокументов, определяется ГОСТомР 6.30-2003 “Унифицированные системыдокументации.

Унифицированная системаорганизационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлениюдокументов”.

Кроме этого данный ГОСТ устанавливаеттребования к оформлению реквизитов,закрепляет схемы их расположения ивыделяет реквизиты, которые должныиспользоваться при изготовлении бланковдокументов.

ГОСТР 6.30-2003 устанавливаетследующие реквизиты, которые используютсяпри подготовке и оформленииорганизационно-распорядительныхдокументов:

01- Государственныйгерб Российской Федерации;02- гербсубъекта Российской Федерации;03- эмблемаорганизации или товарный знак (знакобслуживания);04- кодорганизации;05- основнойгосударственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица;06- идентификационныйномер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет (ИНН/КПП);07- кодформы документа;08- наименованиеорганизации;09- справочныеданные об организации;10- наименованиевида документа;11- датадокумента;12- регистрационныйномер документа;13- ссылкана регистрационный номер и датудокумента;14- местосоставления или издания документа;15- адресат;16- грифутверждения документа;17- резолюция;18- заголовокк тексту;19- отметкао контроле;20- текстдокумента;21- отметкао наличии приложения;22- подпись;23- грифсогласования документа;24- визысогласования документа;25- оттискпечати;26- отметкао заверении копии;27- отметкаоб исполнителе;28- отметкаоб исполнении документа и направленииего в дело;29- отметкао поступлении документа в организацию;30- идентификаторэлектронной копии документа.

Длядокументов, создаваемых в процесседеятельности федерального органаисполнительной власти, Правиламиделопроизводства в федеральных органахисполнительной власти, утвержденнымипостановлением Правительства РоссийскойФедерации от 15 июня 2009 г. № 477, установленследующий состав реквизитов:

Государственныйгерб Российской Федерации;наименованиефедерального органа исполнительнойвласти;должность лица – авторадокумента;подпись должностноголица;вид документа;место составления(издания) документа;справочные данныео федеральном органе исполнительнойвласти;адресат;датадокумента;регистрационный номердокумента;наименование либо аннотациядокумента;текст документа;ссылкана исходящий номер и дату документаадресанта;отметка о наличииприложений;гриф согласования;грифутверждения;виза;оттиск печати;отметкао заверении копии;отметка обисполнителе;указания по исполнениюдокумента;отметка о контроледокумента;отметка об исполнениидокумента;отметка о конфиденциальности;отметкао поступлении документа.

Приподготовке и оформлении документовнеобходимо помнить, что различныедокументы состоят из разного наборареквизитов и что при составлении одноговида документа не нужно использоватьих все.

Некоторые реквизиты являютсявзаимоисключающими, например, “Названиевида документа” и “Справочныеданные об организации”.

Реквизит”Справочные данные об организации”указывается только в письмах, при этомна бланке письма не пишут наименованиевида документа.

Числореквизитов, характеризующих документы,определяется целями создания документа,его назначением, требованиями и форме данного документа, способомдокументирования. Для каждого видадокумента может быть выделен составобязательных реквизитов, которые должныиспользоваться при его создании.

Креквизитам, придающим юр.силу документуотносятся:

  • Наименование организации
  • Справочные данные об организации
  • Наименование вида документа
  • Дата документа
  • Регистрационный номер документа
  • Гриф утверждения документа
  • Подпись
  • Оттиск печати
  • Отметка о заверении копии
  • Визы согласования документа

Источник: https://studfile.net/preview/4513343/page:14/

Схема расположения реквизитов на документах

Расположение реквизитов на бланке документа

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Реквизит 01 Государственный герб Российской Феде­рации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом.

Реквизит 02 Герб субъекта Российской Федерации оформляют на бланках документов в соответствии с право­выми актами субъектов Российской Федерации. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.

Реквизит 03 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если

на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Оформляется в соответствии с Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Реквизит 04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственного управления (ОКОГУ). Код служит для электронной идентификации автора документа.

Реквизит 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

В соответствии с Федеральным законом “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей” данный реквизит указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием и включает 13 знаков.

Реквизит 06 Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 Код формы документа проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизит 08 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименова­нию, закрепленному в её учредительных документах и указывается обязательно вне зависимости от того изготовлен документ на бланке или без него.

Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное. При необходимости над наименованием организации помещается наименование выше­стоящего ведомства.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования органи­зации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.

Реквизит 09 Справочные данные об организации вклю­чают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, сче­тов в банке, адрес электронной почты и др.).

Реквизит 10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД (класс 0200000- УСОРД). В письме наименование вида документа не указывают.

Реквизит 11 Дата документа. Дата официального документа– реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования[i].

Датой распорядительного документа является дата его подпи­сания, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если автора­ми документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.01.05.

Можно использовать словесно-цифровой способ оформления да­ты (без кавычек), например: 1 марта 2000 г.

Реквизит 12 Регистрационный номер – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации. документа состоит из его порядкового номера, который можно допол­нить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенк­латуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями например,01- 07/5.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регист­рационных номеров документа каждой из этих организа­ций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.

Реквизит 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату доку­мента, на который дается ответ и оформляется только на бланке письма.

Реквизит 14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справоч­ные данные об организации».

Место составления или изда­ния указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только обще­принятые сокращения.

Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.

Реквизит 15 Адресат. В качестве адресата могут быть организа­ции, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее струк­турного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации законодательства

Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ООО «Элитгаз»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

В.В. Чайкову

или

Генеральному директору

ЗАО «Тюменьводоканал»

В.Д. Корытову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Кировской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости мо­жет входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной пра­вилами, оказания услуг почтовой связи (пункт 23).

Документ не должен содержать более четырех адреса­тов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми ад­ресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский нефтяной научный

аналитический центр

недропользования

Гагарина проспект, д. 2

Москва, 10500

При адресовании документа физическому лицу указы­вают инициалы и фа-

милию получа­теля, затем почтовый адрес, например:

К.В.Перову

Ул. Ленина, д.2, кв.20

Тюменская обл., Ишимский р-н,

г.Ишим, 625034

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 межстрочными интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит 16 Гриф утверждения документа: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издавае­мым документом.

При утверждении документа должност­ным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек – прописными буквами, без двоеточия), наименования долж­ности лица, утверждающего документ, его подписи, инициа­лов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «МТС»

Личная подпись А.А. Стюрин

11.03.2010

При утверждении документа несколькими должност­ными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наимено­вания утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Заседанием общего собрания акционеров

Протокол

Источник: https://infopedia.su/2x4955.html

Делопроизводство + Реквизиты

Расположение реквизитов на бланке документа

Реквизиты

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

  • Государственный герб РФ
  • герб субъекта РФ
  • эмблема организации или товарный знак
  • код организации
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
  • идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
  • код формы документа
  • наименование организации
  • дата документа
  • регистрационный номер документа
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа
  • место составления или издания документа
  • адресат
  • гриф утверждения документа
  • резолюция
  • заголовок к тексту
  • отметка о контроле
  • текст документа
  • отметка о наличии приложения
  • подпись
  • гриф согласования документа
  • визы согласования документа
  • оттиск печати
  • отметка о заверении копий документов
  • отметка об исполнителе
  • идентификатор электронной копии документа

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документа – состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный…

Реквизиты документов

01 – ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным:

  • на бланках и печатях
  • на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти
  • на бланках иных органов исполнительной власти

02 – ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.

Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.

03 – ЭМБЛЕМА или ТОВАРНЫЙ ЗНАК ОРГАНИЗАЦИИ

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением).

Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04 – КОД ОРГАНИЗАЦИИ

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

05 – ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА

Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 – ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 – КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).

08 – НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется.

Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».

Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

09 – СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес номера телефонов, код по ОКПО, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке адрес электронной почты и др.).

10 – НАМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

11 – ДАТА ДОКУМЕНТА

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – это дата заседания, для акта – это дата события. Если автором документа являются две или более организаций, то датой является наиболее поздняя дата подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 6 июля 2006 года, а в остальных случаях – цифровой способ, например: 06.07.2006. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.07.06. Место проставления даты зависит от бланка и вида документа.

12 – РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА

Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и документы, поступающие от других организаций и частных лиц.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п.

, регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа.

Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 – ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в таких видах документов, которые являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки и др. Сведения в реквизит переносят с поступившего документа.

14 – МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ или ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

15 – АДРЕСАТ

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России
Управление юстиции

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору
ОАО «Автодизель»
С.И. Сергееву

или

ОАО «Автодизель»
Бухгалтерия
Старшему бухгалтеру
А.А. Власову

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:

Администрации районов
Костромской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Администрации районов
Костромской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:

Ярославский строительный техникум
ул. Чайковского, д. 7
г. Ярославль, 150003

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем его почтовый адрес, например:

Соколову А.А.
ул. Радищева, д.5, кв.6,
г. Ростов, Ростовского района,
Ярославской обл., 152100

16 – ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Электронприбор»
Личная подпись    А.И.Круглов

Источник: http://delpro.narod.ru/rekvis.html

Схема расположения реквизитов внешних документов

Расположение реквизитов на бланке документа

На продольном бланке

Верхнее поле   01 Государственный герб РФ 02 Герб субъекта РФ 03 Эмблема организации   19 Отметка о контроле
  08 Наименование организации 09 Справочные данные об организации 04 Код организации (ОКПО) 05 ОГРН 06 ИНН\КПП 07 Код формы документа (ОКУД)
  11 Дата документа 12 Регистр. номер документа   15 Адресат
  13 Ссылка на регистр. номер и дату документа  
  18 Заголовок к тексту   17 Резолюция
  Левое поле   20 Текст документа   Правое поле
21 Отметка о наличии приложения 22 Подпись 25 Оттиск печати
  27 Отметка об исполнителе
  28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело   30 Идентификатор электронной копии документа   29 Отметка о поступлении документа в организацию
  Нижнее поле    

Схема расположения реквизитов внутренних документов

На продольном бланке

Верхнее поле   01 Государственный герб РФ 02 Герб субъекта РФ 03 Эмблема организации     16 Гриф утверждения документа 19 Отметка о контроле
  08 Наименование организации 10 Наименование вида документа 07 Код формы документа (ОКУД)
11 Дата документа 12 Регистр. номер документа 15 Адресат
14 Место составления или издания документа
18 Заголовок к тексту 17 Резолюция
  Левое поле   20 Текст документа   Правое поле
21 Отметка о наличии приложения 22 Подпись 25 Оттиск печати
23 Гриф согласования документа 24 Визы согласования документа 26 Отметка о заверении копии 27 Отметка об исполнителе
  28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело   30 Идентификатор электронной копии документа
  Нижнее поле    

Схема расположения реквизитов внешних документов

На угловом бланке

Верхнее поле 01 Государственный герб РФ 02 Герб субъекта РФ 03 Эмблема организации   19 Отметка о контроле
08 Наименование организации 09 Справочные данные об организации 04 Код организации(ОКПО) 05 ОГРН 06 ИНН/КПП 07 Код формы документа (ОКУД)   15 Адресат
11 Дата документа 12. Регистр. номер документа 13 Ссылка на регистр. номер и дату документа   17 Резолюция
18 Заголовок к тексту
Левое поле     20 Текст документа   Правое поле
21 Отметка о наличии приложения 22 Подпись 25 Оттиск печати
27 Отметка об исполнителе
28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 30 Идентификатор электронной копии документа 29 Отметка о поступлении документа в организацию
  Нижнее поле

Примечание: 1. Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» применяется только в исходящих ответных документах.

2. Реквизит 17 «Резолюция» может располагаться на любом, свободном от других реквизитов месте в заголовочной части документа.

Схема расположения реквизитов внутренних документов

На угловом бланке

Верхнее поле 01 Государственный герб РФ 02 Герб субъекта РФ 03 Эмблема организации     16 Гриф утверждения документа 19 Отметка о контроле
08 Наименование организации 10 Наименование вида документа 07 Код формы документа (ОКУД)   15 Адресат
11 Дата документа 12 Регистр. номер документа 14 Место составления или издания документа   17 Резолюция
18 Заголовок к тексту
Левое поле     20 Текст документа     Правое поле
21 Отметка о наличии приложения 22 Подпись 25 Оттиск печати
23 Гриф согласования документа 24 Визы согласования документа 26. Отметка о заверении копии 27 Отметка об исполнителе
28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 30. Идентификатор электронной копии документа
  Нижнее поле



Источник: https://studopedia.ru/19_276184_shema-raspolozheniya-rekvizitov-vneshnih-dokumentov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.