Реквизит отметка об электронной подписи

Содержание

Новый ГОСТ по оформлению документов | Контур.Закупки

Реквизит отметка об электронной подписи

ГОСТ Р 7.0.97-2016 заработал с 1 июля 2018 года. Он требует оформлять документы несколько иначе. Причем речь не только бумажных формах, но и о документах в электронном виде. В частности, они должны содержать отметку об электронной подписи — теперь ГОСТ регламентирует ее вид.

Изменение в электронных документах

В середине текущего года закон 44-ФЗ претерпел изменения. Большинство из них связано с переводом закупок в электронную форму. Уже сейчас часть документов оформляется в электронном виде. Так вот, новый ГОСТ действует как для бумажных, так и для электронных документов. Какие же изменения внесены?

Шрифты. Теперь документы нужно оформлять с использованием шрифтов определенных наименований. Причем для каждого из них установлены допустимые размеры. Вот они:

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Заказать регистрацию в ЕИС

  • Times New Roman — 13, 14;
  • Arial — 12, 13;
  • Verdana — 12, 13;
  • Calibri — 14.

Место составления. В документах необходимо прописывать место, где они составлены или изданы. Правила не распространяются на письма, докладные и служебные записки, информационно-справочные документы.

Размещение грифа согласования. Отметку о согласовании теперь можно поставить только в определенных местах:

  1. В левом верхнем углу первого листа документа.
  2. В конце документа — на последнем листе под текстом.
  3. На листе согласования.

Отметка об электронной подписи

Появился новый реквизит «Отметка об электронной подписи». Электронный документ, подписанный ЭЦП, при визуализации, сканировании либо распечатке должен содержать такую отметку. Ставится она на то самое место, где должна быть ручная подпись.

Касательно закупок отметка об электронной подписи будет нужна в следующих случаях:

  • при распечатке контракта, заключенного в результате электронной процедуры;
  • при распечатке протокола рассмотрения и оценки заявок на участие в электронном запросе котировок;
  • при предоставлении документов по запросам контролирующих органов (отметка ставится на документах, которые были подписаны в электронном виде, если они предоставляются на бумаге).

Отметка представляет собой штамп. На нем должны быть такие реквизиты:

  • фраза «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа ЭЦП;
  • ФИО владельца сертификата;
  • срок действия сертификата.

В дополнение к указанным реквизитам, штамп может включать эмблему. На изображении ниже показано, где должна располагаться отметка, и какая информация должна на ней размещаться:

Правила применение отметки

ГОСТ требует, чтобы отметка была видимой и читаемой, когда документ отображается в натуральную величину. Кроме того, она должна размещаться на том месте, где стоит подпись в бумажном документе. Элементы отметки не должны перекрывать друг друга, а также иные элементы текста.

Как поставить отметку

В рассматриваемом стандарте не сказано, как именно отметка об электронной подписи должна появиться на документе. Поэтому можно использовать такие варианты:

  1. Изготовить штамп и вставить его на копиях.
  2. Настроить подпись в приложениях MS Office.

Для реализации второго варианта нужно перейти в Word во вкладку «Вставка» и выбрать в ней «Строка подписи»:

Далее выбирается «Подписание»:

Заверение копий

Изменения коснулись и порядка, в котором заверяются копии документов. Отметку о заверении необходимо ставить под подписью. Она должна включать слово «Верно», должность и подпись лица, которое заверило копию, расшифровку подписи, а также дату заверения.

Если копия готовится для представления в вышестоящую организацию или контролирующий орган, необходимо добавить отметку о том, где хранится оригинал. Также на документе следует поставить печать.

Пример оформления такой копии приводится ниже:

Обратите внимание! Номер дела и год могут быть указаны только в том случае, когда документ уже включен в дело. В остальных случаях достаточно просто указать место хранения оригинала.

Источник: https://zakupki-kontur.ru/news/novyj-gost-po-oformleniyu-dokumentov/

Как выглядит на документе электронная цифровая подпись

Реквизит отметка об электронной подписи

Работа с электронной подписью удобна и для физических, и для юридических лиц.

Использование реквизита снижает затраты времени и финансов на заверение документов и отправку их в различные государственные органы, позволяет вести электронный документооборот и т.п.

На документе ЭП может отражаться в виде печати или штампа, и иметь дополнительно поле для эмблемы или штамп времени. А документ с ЭП действителен как в электронной форме, так и в распечатанной.

Как выглядит ЭЦП на документе

Электронная подпись представляет собой уникальную последовательностиь символов. Она выступает в роли обязательного реквизита, проставляемого на официальных электронных документах. Для формирования подписи используются надежные криптографические методы и математические вычисления, а программное обеспечение имеет сертификацию ФСБ.

Существует 3 вида ЭЦП:

  • простая;
  • неквалифицированная;
  • квалифицированная.

Простая электронная подпись (ПЭП) — это код или пароль, созданный системой, и отправленный на телефон или на электронный адрес пользователя. Обычно используется на сайтах для подтверждения действия. Неквалифицированная подпись (НЭП) отличается тем, что требует подтверждения личности клиента, и формируется при помощи криптографического преобразования.

Самая надежная — квалифицированная цифровая подпись (КЭП). Она подтверждается сертификатом проверки, имеет закрытый и открытый ключ, и наделяет документ полной юридической силой.

Сертификат ключа — это файл с расширением .crt, содержащий информацию о владельце, отпечаток сертификата и сроки действия подписи.

Электронная подпись на документе выглядит как:

  • последовательность букв или цифр, которая соответствует ключу, указанному в сертификате;
  • графическая картинка или штамп с указанием подписи владельца сертификата.

Самой надежной является невидимая ЭП, которая визуально не определяется. Она применяется при составлении документов MS Word, Excel, и генерируется автоматически. Установить ее наличие можно по отметке, которая появляется в графе «состояние».

Примером того, как выглядит усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись, является выписка ЕГРЮЛ, заверенная ФНС. Подпись тут представляет собой печать с указанием номера сертификата, владельца, срока действия ЭП.

Образец:

Как выглядит документ, подписанный ЭЦП:

Что включает штамп на визуализации ЭД

Согласно ГОСТу Р-7.0.97-2016 от 1.07.2018 г. в форме электронной подписи должна содержаться новая форма с атрибутом «отметка об электронной подписи». Она обязательна для любого ЭД при его визуализации, сканировании или на печати в том месте, где обычно подпись проставляется на бумаге от руки.

Отметку ставят на документе, подписанном электронной подписью, который представляет собой:

  • распечатку электронного контракта;
  • распечатку протокола рассмотрения заявок и их оценку для участия в торгах на ЭТП;
  • ответы на запросы контролирующих органов.

Штамп электронной подписи обязательно включает такие реквизиты, как:

  • номер сертификата ключа подписи;
  • ФИО владельца ЭЦП;
  • срок окончания действия сертификата;
  • фразу о том, что документ подписан ЭП.

Дополнительно штамп может содержать эмблему:

По требованиям стандарта отметка об электронной подписи должна быть читаемой, а ее элементы не должны пересекаться или накладываться друг на друга.

Что такое штамп времени

Клиенты системы КриптоПро TSP могут дополнительно получать штампы времени. В роли подписанных данных выступает значение хэш-функции и время проставления штампа. Реквизит связан с ЭД, на который он выдан, и обеспечивает его целостность.

Для выдачи штампом и реализации сервиса на базе КриптоПро необходимо создать отдельный сервер TSP и добавить КриптоПро TSP Client в ПО рабочего места.

Преимущество штампа времени:

  • фиксация времени создания ЭД;
  • фиксация времени формирования ЭЦП;
  • фиксация времени проведения операции по обработке ЭД;
  • долговременное хранение ЭД (даже после истечения срока действия сертификата ЭП пользователя).

При открытии документа и просмотре сведений об ЭЦП штамп времени будет выглядеть так:

Работа с протоколом TSP проста, и основывается на взаимодействии с сервером по типу «запрос-ответ». Пользователь создает запрос, посылая его серверу, и получает ответ, в котором содержится сформированный штамп времени. Если произошла ошибка, то вместо штампа в ответе будет указан код ошибки.

Обязательно или нет соблюдение ГОСТа

Существует ГОСТ для электронной подписи. В едином реестре он числится под номером 7.0.97-2016. Стандарт содержит правила формирования документов как в бумажном, так и в электронном виде, и рассматривает такие вопросы, как:

  • расположение на носителе необходимых реквизитов;
  • требования к созданию и оформлению ЭД, включая использование ИТ.

Источник: https://myedo.ru/elektronnaya-podpis/spravka/kak-vyglyadit-elektronnaya-podpis

Об утверждении Правил и Формы визуального отображения отметки об электронной подписи на документах в электронном виде (с изменениями на 28 июля 2016 года), Приказ Роспатента от 13 апреля 2016 года №57

Реквизит отметка об электронной подписи

(с изменениями на 28 июля 2016 года)

____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом Роспатента от 28 июля 2016 года N 117.
____________________________________________________________________

В целях совершенствования системы электронного документооборота в Федеральной службе по интеллектуальной собственности (Роспатент)
приказываю:

1. Утвердить прилагаемые:

Правила визуального отображения отметки об электронной подписи на документах в электронном виде (приложение 1);

Форму визуального отображения отметки об электронной подписи на документах в электронном виде (приложение 2).

2. ФГБУ “Федеральный институт промышленной собственности” (Д.В.

Виноградов) до 30 сентября 2016 года года обеспечить размещение на документах Роспатента и ФИПС, созданных в электронном виде с использованием автоматизированных систем делопроизводства (за исключением направляемых в Международное бюро Всемирной Организации Интеллектуальной Собственности), отметки об электронной подписи в соответствии с правилами и формой, утвержденными пунктом 1 настоящего приказа.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Роспатента от 28 июля 2016 года N 117.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель
Г.П.Ивлиев

Приложение 1. Правила визуального отображения отметки об электронной подписи на документах в электронном виде

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНЫприказом Роспатента

от 13 апреля 2016 года N 57

1. Сведения об электронной подписи (далее – ЭП), которой был подписан документ в электронном виде (отметка/отметки об ЭП), содержат следующие элементы:

а) границы отметки об ЭП (служит для визуального разграничения сведений отметки об ЭП от текста документа и других отметок);

б) информацию о подписании документа ЭП;

в) сведения о квалифицированном сертификате ЭП, использованном при подписании документа в электронном виде (далее – ЭД).

2. Отметка об ЭП отображается путем размещения её изображения в тексте ЭД. При задании местоположения, размера и других характеристик отметки об ЭП и ее элементов должны выполняться следующие требования:

а) место размещения отметки об ЭП должно соответствовать месту размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об ЭП должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об ЭП не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об ЭП не должны перекрывать элементы текста документа.

3. Информация о подписании документа ЭП содержит текст “ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ” и располагается в верхней части отметки об ЭП и выравнивается горизонтально по центру области.

4. Сведения о квалифицированном сертификате ЭП, использованном при подписании, располагаются в нижней части отметки об ЭП и содержат следующие элементы:

а) уникальный номер квалифицированного сертификата ЭП;

б) фамилия, имя, отчество (если имеется) владельца квалифицированного сертификата ЭП;

в) даты начала и окончания действия квалифицированного сертификата ЭП.

5. Элементы сведений о квалифицированном сертификате ЭП, использованном при подписании документа, располагаются на отдельных строках друг под другом.

6. Элемент “Уникальный номер квалифицированного сертификата” содержит текст “Сертификат” и номер квалифицированного сертификата ЭП, использованного при подписании документа.

7. Элемент “Фамилия, имя, отчество (если имеется) владельца квалифицированного сертификата” содержит текст “Владелец”, фамилию, имя и отчество (если имеется) владельца квалифицированного сертификата ЭП.

8. Элемент “Даты начала и окончания действия квалифицированного сертификата” содержит текст “Срок действия с”, дату начала действия квалифицированного сертификата ЭП, текст “по” и дату окончания действия квалифицированного сертификата.

9. В качестве формата файлов графических элементов регистрационных данных и отметки об ЭП должен использоваться растровый графический формат PNG (PortableNetworkGraphics), соответствующий международному стандарту.

Приложение 2. Форма визуального отображения отметки об электронной подписи на документах в электронном виде

Приложение 2

УТВЕРЖДЕНАприказом Роспатента

от 13 апреля 2016 года N 57

Редакция документа с учетомизменений и дополнений подготовлена

АО “Кодекс”

Источник: http://docs.cntd.ru/document/420362314

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.